Språk:
VEL OMRÅDE
 INNLOGGING
E-post:
 
Passord:
 
   Gløymt passord?
   Registrer deg

RSS

Om RUP Norge


VELKOMEN TIL RUP NORGE

OM RUP NORGE

Bakgrunnen for utviklinga av RUP-Norge var mangelen på gode verkty for definering, styring og samordning av regionale utviklingsprosessar. Ein er då attende til 1999. Ein av hypotesane i samband med utviklinga av ein felles prosjektdatabase for regional utvikling (Etablerix 1999-2001), var at ein "skreddarsydd" database til dette føremålet kunne fungera som eit slikt verkty.

Med regionale utviklingsprosesser meinast her alle former for målretta og organisert arbeid i land, regionar, fylke, kommunar eller mindre område, som er heilt eller delvis er finansiert med offentlege midlar, og som har som føremål å utvikla fellestiltak for næringsliv og innbyggjarar.

Det mest vanlege er at dei regionale utviklingsprosessane er retta inn mot politiske mål i dei aktuelle kommunane, fylka eller landa som er partnarar i prosessane, eller som deltek med finansiering.

Porteføljestyringa i ein region har som føremål å bruka dei samla ressursane mest mogleg effektivt i høve mål, rammer og føringar. Porteføljestyring blir brukt av leiinga i organisasjonar, verksemder og overordna regionale utviklingsprosessar. Samlinga av prosessar blir omtala som organisasjonen/verksemda/prosessen si portefølje.

Porteføljestyringa kan vera meir eller mindre dynamisk. Med dynamisk porteføljestyring vil ein hyppig evaluera kostnader og effektar av prosessane i porteføljen, og eventuelt skifte dei lite effektive prosessane ut med forventa meir effektive prosessar. RUP Norge er både eit verkty og ein metode for open dynamisk porteføljestyring.

Figuren: Porteføljestyring krev god oversikt over porteføljen, saman med god kommunikasjon mellom leiarane, og god rapportering frå alle prosessane i porteføljen. Sviktar ein prosess i hierarkiet (raudt kryss), så fell prosessen og heile porteføljen under prosessen ut av styringa (grøne kryss). Og omvendt, sviktar prosessane langt nede i hierarkiet (grøne kryss), så fell overordna prosessar ut av styringa (raud kryss).


Programstyring
(programme management) er sentralt i RUP Norge. Programstyringa sitt føremål er å oppnå måla i eitt program, så effektivt som mogleg, i høve tildelte midlar, rammer og føringar. Dersom ein veit kva som skal til (tiltak) for å nå mål, er det berre å gå rett på tiltak. Men, dersom ein ikkje veit, så bør ein gå vegen om prosjekt. Det finst mange typar prosjekt. Prosjekta skal sikre at ein kjem fram til gode og effektive tiltak, og at risikoen for feil vert redusert.

Programstyring har mykje til felles med målstyring. I fylgje teorien om målstyring, skal leiinga fastsetja verksemda sitt mål fyrst, og så skal ein bestemma passande verkemiddel etterpå (Wikipedia). Trinna i målstyringa er:
  1. Klargjera organisasjonen/prosessen sitt mål, og kven som har ansvar for realiseringa.
  2. Kartlegging og talfesting av om måla vert nådde, og kva faktorar som påverkar måloppnåinga
  3. Bruk av kunnskap om oppnådde resultat i videre leiing av organisasjon/prosess.
Det motsatte prinsipp er regelstyring, som vil si at en først fastsetter er regel og så behandler saker i henhold til denne. I offentlig sektor ble målstyring innført som prinsipp i forvaltningen rundt 1990. RUP Norge er primært utvikla som verkty for dynamisk målstyring og programstyring.



Figuren: Typisk situasjon for programstyring og målstyring. Utvikling av epleproduksjonen er eit handterleg nivå for eit program. Dei ansvarlege kjenner dyrkarane og produksjonsapparatet, og dei har årelege data for omsetning og volum attende i tid. Det er også definert mål og årlege delmål framover. Gap-analysen viser at det snarast bør etablerast prosjekt for å finna effektive tiltak for å nå målet. Denne grafen finn du under epleprogrammet i RUP Norge, under satsingsområde Frukt og Grønt, Sogn og Fjordane.


Når ein startar eit nytt prosesshierarki i RUP Norge, så startar ein med øverste nivå, VISJON. Visjon må alltid forankrast i ein region (kommune, fylke, region, etc..), og ha eit SMART-mål.

Deretter bygger ein opp prosesshierarkiet under visjonen, ved satsingsområde, program og delprogram etter behov. Dette prosesshierarkiet skal i RUP Norge også vera eit målhierarki.

Ein kan skilje mellom direkte og indirekte målhierarki. I eit direkte målhierarki nyttar ein same eining på SMART-måla i alle nivåa. I eit indirekte målhierarki vil det ikkje vera same eining på SMART-måla i dei ulike nivåa, og ein byggjer heller på dokumenterte samanhengar.  I eit regionalt prosesshierarki kan typane kombinerast etter behov.


Samarbeid, samordning og samhandling
krev at dei ulike aktørane kjenner kvarandre sine prosessar, mål, ansvar, rollar, ressursar, aktivitetar, planar, etc., og kommuniserar dette med kvarandre. RUP Norge er sterk på dette.

I RUP Norge ligg alle prosessane opne for alle. Alle meldingar, aktivitetar og rapportar for prosessane, viser att på den felles framsida, og viser omverda at det er "liv i prosessen". Alle delprosessar og aktivitetar vert loggførte og arkiverte under kvar prosess i høgre kolonne. Døme frå Bringebærprogrammet i Sogn og Fjordane:




RUP Norge er godt egna som verkty for nettverk. I praksis vil det stå nettverk bak alle prosessane i RUP Norge, anten direkte eller indirekte. Alle funksjonane i RUP Norge er tilpassa regionale nettverk sine behov.

LITT MEIR OM METODAR OG DEFINISJONAR

I RUP Norge har ein integrert to hierarki, det regionale hierarkiet og målhierarkiet. Saman dannar desse to hierarkia grunnstrukturen i RUP Norge.

I RUP Norge er det regionale hierarkiet definert ved områda nasjon, fylke, kommune. I tillegg kan ein definera mellomnivå som t.d. regionråd, landsdelar, unionar av fleire land og fylke. Målet med regionale utviklingsprosessar er normalt at dei skal føra fram til fellestiltak for innbyggjarane og/eller næringslivet innanfor eit definert geografisk område. Forankring til område er derfor obligatorisk i RUP Norge.

I RUP Norge er målhierarkiet definert ved visjon, satsingsområde og program. Ein har høve til dela program inn i fleire delprogram. Ein visjon kan ha mange satsingsområde, eit satsingsområde mange
program, og eit program mange delprogram, slik som illustrert med frukttreet i figuren

Det skal vera samanheng mellom nivåa i målhierarkiet/ prosesshierarkiet. Om ein etablerar tiltak som gjer at ein når måla i delprogramma, så skal ein samstundes ha positive effektar på måloppnåing i overordna program, satsingsområde og visjon.

Di lengre opp i målhierarkiet ein kjem, di mindre relativ effekt kan ein venta seg av tiltak langt nede i hierarkiet. Det er vanleg å seia at det er vanskeleg å måle effektar av tiltak, når tiltaka skjer langt ute i effektkjeda.

Løysinga i RUP Norge på effektkjedeproblemet er at ein splittar opp store og omfattande regionale utviklingsprosessar til små handterlege prosessar før ein opprettar prosjekt og tiltak, og nyttar direkte målhierarki.

I ein handterleg prosess i eit handterleg prosesshierarki skal ein klara å vurdera effektar av tiltak i førekant av utvikling og etablering, og å analysera reellelle effektar i ettertid.  I RUP Norge eliminerar ein på denne måten problemet med å måle effektar i effektkjeda. Det er også fyrst når ein har handterlege prosessar at FoU er aktuelt.


Figuren: Eit frukttre er godt egna til å illustrera forholdet mellom visjon, satsingsområde og program/delprogram. Stamma representerar visjonen, hovudgreinene satsingsområda og dei unge fruktberande skota program og delprogram. Fruktene kan representera innbyggjarane og bladverket næringslivet. I trea er det eit perfekt samspel mellom alle "funksjonane", retta inn mot det som er alle tre sitt mål: veksa og formeira seg.


Visjon er i RUP Norge definert til å vera ein ønska status eller situasjon for ein region ein gong i framtida. Tidsperspektivet kan t.d. vera 10 – 30 år. Det er vanleg at visjonar vert oppdaterte kvart fjerde år i fylke og kommunar, gjennom høvesvis fylkesplanar / regionale planar og kommuneplanar. Ein visjon er alltid knytt til eit geografisk område.

Satsingsområde, program og delprogram er i RUP Norge prioriterte, langsiktige og målretta satsingar (prosessar), som bør eller kan strekka seg like langt fram i tid som visjonen. Satsingsområde og program som ikkje "produserar" meir, bør skiftast ut med nye og betre om det er mogleg. Slik utskifting høyrer til den dynamiske styringa av regionen. 

Prosjekt er normalt kortsiktige prosessar på 1-4 år, forankra i satsingsområde eller program. Prosjekt opprettar ein primært for å finne ut kva konkrete tiltak ein skal utvikla og etablera, for å nå målsetjingane i program og delprogram. Det finst mange typar prosjekt, med ulike rollar, alt etter kvar ein er i innovasjonsprosessen.

Ein kan også oppretta prosjekt og tiltak rett under visjon og satsingsområde, for t.d. å utvikla fellestiltak, eller for å finne ut kva satsingsområde og program ein skal satse på.

Effektiv styring krev at kvart nivå og kvar prosess i prosesshierarkiet har eigne mål og eiga styring, med spisskompetanse på sitt nivå. Om ein startar på visjonsnivået vil det gå lang tid før ein har fått på plass oppegåande satsingsområde og produktive program.

I RUP Norge er det ein funksjon i høgre kolonne som er kalla prosesskart. Trykk på denne, og du får fram ein "trestruktur" kva prosessar som er linka til den prosessen du står i.

Alle prosessane i RUP Norge definert etter same prosess-struktur ved mapper. Mappene er skildring, mål og resultat, plan og framdrift, institusjonar, mannskap og rollar, økonomi og dokument. Kvar mappe har fleire underpunkt, eller felt. Obligatoriske felt er merkt med * (stjerne).

Til kvar definert regional utviklingsprosess (RUP), har ein høve til å legge til meldingar, aktivitetar og rapportar. Det er definert fleire typar av kvar kategori. Til meldingar og aktivitetar er det også kopla kalendarfunksjon.

RUP Norge kan nyttast som prosess-styringsverkty, frå forslag til avslutning. Alternative ”status” for kvar prosess er forslag, godkjent, oppstarta, avslutta. Avslutta prosessar blir arkiverte i same system, og kan lett finnast att.

RUP Norge har ein rapportgenerator, som kan generera fullstendige statusrapportar og sluttrapportar i word format ved eit museklikk. Rapportane vil også innehalde ein oversikt over delprosessar, dokument, meldingar, aktivitetar og rapportar, med link til alle desse frå dokumentet.

RUP Norge er tilrettelagt for fleire språk. Ein vil i tillegg til norsk (bokmål og nynorsk) også ha engelsk som alternativ.

SØK ETTER REGIONALE UTVIKLINGSPROSESSAR

Start med søk i heile basen

På framsida, oppe til venstre, er fritekstsøk for heile RUP Norge databasen. Eventuelle treff vert sortert i gruppene prosessar, meldingar, aktivitetar og rapportar, med praktisk sortering også innan kvar gruppe. Dette er den raskaste måten å leita etter informasjon. Kjenner du kode eller ID til det du søker, kan denne måten vera svært nøyaktig.

Start med område

Ein kan starta med eit definert område, ved å nytta kartet eller søkeboksane oppe på framsida. Då kan ein bla seg nedover i hierarkiet, for å sjå kva prosessar som finst for dette spesielle området. For kvar prosess kjem også tilhøyrande informasjon fram.

Start med menyen til venstre

Dersom ein er på søk etter regionale utviklingsprosessar, som ein veit tilhøyrer eitt av nivåa i målhierarkiet, kan ein nytta menyen til venstre. Ein får då opp eit omfattande søkeskjema, for detaljert søk. Det er søkeboksar for fritekst, område for visjonen, sektor, status, internasjonal status, område for aktivitet og institusjonar og mannskap.

Forankringa attande til område og visjon, vert alltid vist over informasjonen. I kolonnen til høgre vert vist etablerte delprosessar, eller underliggande prosessar. I denne kolonnen vert også vist aktuelle meldingar, aktivitetar og rapportar.

SØK ETTER MELDINGAR, AKTIVITETAR ELLER RAPPORTAR

Start med menyane til venstre

For kvar av modulane meldingar, aktivitetar og rapportar, finn ein søkeboksar i høgre kolonne, for detaljert søk. På denne måten kan ein finna det ein leitar etter direkte. Alle treff viser forankring attende til tilhøyrande regional utviklingsprosess.

Start med ein regional utviklingsprosess

Start slik som skildra over. Når du har funne den aktuelle regionale utviklingsprosess, får du også ein oversikt over eventuelle meldingar, aktivitetar og rapportar.

TILGANG TIL RUP NORGE

Hente informasjon

Alle kan henta informasjon frå RUP Norge. All informasjon i RUP Norge skal vera open for ålmenta.

Administrasjon av RUP Norge

Det er to typar administratorar. Det er superbrukar og bidragsytar.

Superbrukaren har rett til å oppretta, redigera og sletta visjonar og prosessar i tildelt område. Han kan oppretta, redigera og sletta meldingar, aktivitetar og rapportar til visjonar og prosessar i tildelt område. Superbrukaren kan oppretta nye superbrukarar og bidragsytarar i sitt tildelte område.

Bidragsytaren har ikkje rett til å oppretta eller sletta visjonar, men kan få rett til å redigera visjonar. Superbrukaren definerar kva prosess bidragsytaren skal ha rett til å redigera. Bidragsytaren har rett til å oppretta, redigera og sletta delprosessar, under den prosessen han får tilgang til. Han kan tilsvarande oppretta, redigera og sletta meldingar, aktivitetar og rapportar til delprosessane.

AVTALE MED VEST NORGES BRUSSELKONTOR 

Utvikling, vedlikehald og drift av prosjektdatabasen

”Målet med oppdraget er å etablere ein felles prosjektdatabase for internasjonale prosjekt med offentleg deltaking for Hordaland, Sogn og Fjordane og Møre og Romsdal. Sogn og Fjordane fylkeskommune har ansvaret for utvikling og vedlikehald av databaseverktøyet, og for at aktørane i de tre fylka får opplæring i bruk av databasen. Sogn og Fjordane fylkeskommune har eit redaktøransvar for prosjektdatabasen. Dette arbeidet skal ledast av Arne Monrad Johnsen, Sogn og Fjordane fylkeskommune” (Vest Noregs Brusselkontor, januar 2004, utdrag)

UTVIKLINGA AV RUP NORGE

Sogn og Fjordane fylkeskommune, ved regionalavdelinga, har leia utviklinga av RUP Norge, og står i dag som eigar av verktyet. Oppdraget starta i 1999, med å utvikla ein portal for det offentlege, retta mot etablerarar og nyskaparar, som ei meldingsteneste (Etablerix).

Utviklinga heldt fram i SIV-prosjektet (2001 til 2004), som var eit samarbeidsprosjekt om internasjonalisering på Vestlandet, mellom Hordaland og Sogn og Fjordane. RUP Norge er resultat av delprosjekt 2a: ” Nettverk, informasjon og verkty – Felles prosjektdatabase som verkty for samarbeid og kommunikasjon mellom offentlege konsulentar". SIV-prosjektet har finansiert den siste utviklinga av RUP Norge.

I 2005 har utviklinga fyrst og fremst vore retta inn mot avtalen med Vest Noregs Brusselkontor. Samarbeidet med Vest Noregs Brusselkontor har også vore til hjelp for utviklinga av verktyet


Prosjektleiar:
Arne Monrad Johnsen
Regionalavdelinga
Sogn og Fjordane fylkeskommune.
Askedalen 2
Norge
E-post: arne.monrad.johnsen@sfj.no
Mobil: +47 415 30 978

InCreo AS har stått for programmeringa. Samarbeidet mellom InCreo og prosjektleiaren har vore av beste sort. Prosjektleiaren er svært takksam for alle kreative innspel og godt utført arbeid. Internett: www.increo.no



Vest-Norges Brusselkontor Sogn og Fjordane Fylkeskommune Møre og Romsdal fylke Hordaland Fylkeskommune